Управление заказами в МойСклад: статусы, резервы, комплектация и отгрузка

Как устроен учет заказов

Заказ покупателя фиксирует договоренность и используется для планирования продаж. Согласно официальной справке, он не влияет на остатки: товар списывается только при проведении отгрузки или розничной продажи. Поэтому статус «выполнен» не должен подменять складской документ.

Набор статусов зависит от бизнеса. Для опта важны согласование и оплата, для интернет-магазина — сборка и доставка, для производства под заказ — готовность изделия. Не создавайте статусы, по которым никто не принимает решение.

Как настроить статусы заказов

Для каждого перехода закрепите критерий. Например, «На сборке» устанавливается только при наличии доступного товара, а «Отгружен» — после связанной проведенной отгрузки. Тогда воронка отражает процесс, а не настроение менеджера.

Резервы в заказах

Резерв закрепляет товар за конкретным заказом. Его можно поставить на все позиции, отдельные строки или группу заказов. Резерв допускается с учетом будущих поступлений и автоматически снимается, когда по связанному заказу проходит отгрузка или розничная продажа.

Важно различать остаток, резерв и доступно. Если менеджер обещает клиенту общий остаток без учета резервов, один товар может быть продан несколько раз. При необходимости в настройках можно запретить отгрузку зарезервированного товара для других заказов.

Закупка и производство под заказ

Из одного или нескольких заказов покупателей можно создать заказ поставщику. Вариант «с учетом доступно» переносит только недостающее количество. Для собственного производства заказ связывается с производственным заданием.

• Сначала объединяйте потребность по сроку и поставщику.
• Не закупайте весь состав заказа, если часть уже доступна.
• Сохраняйте связи документов.
• После приемки проверяйте, какие заказы стали доступными к сборке.
• Не снимайте резерв до фактической отмены или отгрузки.

Проверка комплектации и отгрузка

МойСклад позволяет проверить комплектацию сканированием: сравнить фактические товары с документом и найти расхождения. Для маркированной продукции и товаров с серийными номерами действуют дополнительные режимы сверки.

1. Откройте связанный документ сборки или отгрузки.
2. Сканируйте каждую позицию в зоне комплектации.
3. Разберите лишние, недостающие и неопознанные товары.
4. Подтвердите упаковку и только затем проводите отгрузку.
5. Передайте номер отправления или статус доставки в заказ.

Метрики управления заказами

• Конверсия из нового заказа в подтвержденный.
• Доля заказов, обеспеченных резервом.
• Среднее время в каждом статусе.
• Доля заказов с дефицитом.
• Ошибки комплектации на 100 отправлений.
• Просроченные отгрузки.
• Отмены по причинам и каналам.

Воронка заказов полезна только вместе со временем этапов. Высокая конверсия не компенсирует ситуацию, когда подтвержденный заказ неделю ожидает комплектацию.

Вывод

Хорошая система управления заказами связывает обещание клиенту с реальным товаром, оплатой и складским движением. Статусы дают прозрачность, резервы защищают наличие, а связанные закупки, производство и отгрузки устраняют ручной перенос данных.